Directiesecretaresse GGZ | Nijmegen

Ben jij die proactieve directiesecretaresse die we zoeken? Die ondersteunt, meedenkt, regelt en werk uit handen neemt? Een duizendpoot met een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, die collegiaal en flexibel is?

Nijmegen

32 uur

Nijmeegsebaan 61

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de directeur Saskia van Dongen, van GGZ locatie Nijmegen. Je bent een secretariële professional die op hoog niveau de directie weet te ondersteunen. Je wordt uitgedaagd om het complexe agendabeheer in goede banen te leiden. Het werktempo kent pieken en de dossiers zijn veelzijdig. Verder heb je veel contact met externe samenwerkingspartners, het management, andere afdelingen, zorgprofessionals, ondersteunende diensten, de cliëntenraad, de familieraad en de ondernemingsraad.

Tot je werkzaamheden behoren verder:

Het verzorgen van in- en uitgaande correspondentie, het vaststellen van de prioriteiten en de opvolging daarvan;
Het zoveel mogelijk zelfstandig beantwoorden van vragen en indien noodzakelijk vragen filteren en doorverwijzen;
Het organiseren, voorbereiden en notuleren van afspraken, vergaderingen (waaronder het MT-overleg) en andere bijeenkomsten, inclusief faciliteiten;
De secretariële en procesmatige ondersteuning van klachten van cliënten en/of familieleden;
Het bewaken van en opvolging geven aan acties en bijbehorende kritische deadlines;
Het overzicht houden van de verschillende dossiers en belangrijke stukken in een veelheid aan vergaderingen en overleggen van diverse aard;
Fungeren als poort van de directie voor zowel interne als externe contacten;
Het inrichten en up-to-date houden van het (digitale) archief van het directoraat;
Diverse administratief ondersteunende taken zoals het plaatsen van berichten en stukken in het document managementsysteem en intranet, inkoop en voorraadbeheer, relatiegeschenken enzovoort;
HR-gerelateerde werkzaamheden, waaronder administratieve ondersteuning bij de werving van zorgmanagers, onboarding van nieuwe zorgmanagers en het beheer van kostenplaatsen;
Beoordeling van facturen van de directiekostenplaats.

Waar ga je werken?

Je standplaats is locatie de Nijmeegsebaan in Nijmegen. Binnen deze RVE beheer je het directiesecretariaat van GGZ Nijmegen. Locatie GGZ Nijmegen biedt zorg aan jeugdigen, volwassenen en ouderen met een complexe psychiatrische zorgbehoefte.

Deze locatie in Nijmegen bestaat uit crisisdiensten, opnameklinieken, ambulante teams (IHT, ACT, FACT, WijkGGZ), GGZ Ouderen (Maria Mackenzie kliniek en ambulante teams), planbare zorg (Kern- en Expertteam en TOP GGZ Angst en Depressie). Binnen de veiligheidsregio Zuid-Gelderland verzorgt deze RVE een belangrijk deel van de sluitende aanpak voor mensen die psychisch kwetsbaar zijn. Dit doen we thuis zo lang mogelijk, ambulant, tenzij opname noodzakelijk is.

Wat bieden wij jou?

Inschaling conform CAO GGZ in FWG 45, €2.451,00 – €3.863,00 (per 1 december € 2.571,00 – € 4.017,00) op basis van een 36-urige werkweek;
Een dienstverband voor 32 uur per week voor de duur van een jaar met de intentie om deze om te zetten naar een dienstverband voor onbepaalde tijd;
Een vakantie-uitkering van 8% van het jaarsalaris;
Een eindejaarsuitkering van 8,33% van het jaarsalaris;
166 vakantie-uren per jaar bij een fulltime dienstverband;
Naast de vakantie-uren: jaarlijks 35 verlofuren bij een fulltime dienstverband in de vorm van een levensfasebudget. Deze uren kunnen worden gespaard of opgenomen;
Pensioenvoorzieningen zijn ondergebracht bij het Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
De mogelijkheid gebruik te maken van collectieve ziektekostenverzekering bij IZZ of Menzis;
Een jaarlijks balansbudget van €500,- naar rato van jouw dienstverband. Vrij te besteden aan dat waar jij blij van wordt en helpt in balans te blijven. Denk bijvoorbeeld aan extra vrije dagen, een bijdrage voor een cursus of uit eten gaan met vrienden;
Een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (MKA); hiermee kun je de (aanschaf)kosten fiscaal verruilen voor bijvoorbeeld, sportabonnement, reiskosten woon-werkverkeer, studie of opleiding, ICT-middelen zoals PC of tablet, fiets en vakbondscontributie.

· Onze overige arbeidsvoorwaarden vind je hier en zijn conform CAO GGZ.

Wat vragen wij van jou?

Als secretaresse voor de directie van GGZ Nijmegen vinden we het belangrijk dat je integer en betrouwbaar bent. Je moet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie. Je bent een echte teamspeler. Je bent proactief en denkt een stap verder, zodat de directie zich over organisatorische en regelzaken geen zorgen hoeft te maken. Je neemt de directie werk uit handen door informatie te structureren en te stroomlijnen, signalen op te pikken, onderlinge verbanden te zien en weet zaken zelfstandig af te handelen. Ook onder tijdsdruk houd je je hoofd koel en weet je de juiste prioriteiten te stellen en soms creatieve oplossingen te verzinnen. Je hebt een flexibele instelling en voelt je thuis in een complexe organisatie. Verder ben je in staat snel te schakelen, beschik je over goede communicatieve vaardigheden, ben je in staat op diverse niveaus in de organisatie te communiceren en laat je goed voorbeeldgedrag zien. Het spreekt verder voor zich dat je zorgvuldig bent in je werk en je bewust bent van de representatieve positie die je inneemt.

Verder vragen we:

MBO+/HBO werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding directiesecretaresse, managementassistente of vergelijkbaar;
Ruime werkervaring met het ondersteunen van een directeur, bij voorkeur in een grote en complexe organisatie;
Uitstekende planningscapaciteiten;
Zeer goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands;
Kennis en ruime ervaring met MS Office, Word, Excel en PowerPoint.

Contact

Wil je meer weten, neem contact op met:
Saskia van Dongen | directeur zorg GGZ Nijmegen | via directiesecretariaat directiesecretariaat.nijmegen@propersona.nl of Lidi Ruttenberg |(directie) secretaresse | 06 86 55 65 97.

Of solliciteer direct!

Procedure

De vacature wordt tegelijk intern en extern gepubliceerd. Interne en externe sollicitaties worden tegelijkertijd in behandeling genomen, waarbij interne kandidaten voorrang hebben boven externe kandidaten. De vacature kan eerder sluiten als wij zicht hebben op geschikte kandidaten.

N.B. Je krijgt altijd een reactie op je sollicitatie! Controleer regelmatig je spambox. Het kan helaas voorkomen dat onze mail daarin terechtkomt.

Wij stellen acquisitie naar aanleiding van deze advertentie niet op prijs, delen in je netwerk wel.

Solliciteren

Het sollicitatieproces

Stap 1

Sollicitatie: je solliciteert via onze sollicitatiebutton en ontvangt direct een bevestiging op je scherm.
Stap 2

Selectie: we bekijken je sollicitatie zorgvuldig en proberen je z.s.m. persoonlijk te contacten. Tot uiterlijk 2 weken na de sluitingsdatum hoor je of we met elkaar in gesprek gaan. Voel je altijd vrij ons eerder te contacten!
Stap 3

Op gesprek: wij ontmoeten elkaar graag om nader kennis te maken tijdens een sollicitatiegesprek. Hiervoor word je uitgenodigd via mail of telefonisch. Let op, de mail kan in je spambox terecht komen.
Stap 4

Arbeidsvoorwaardengesprek: voordat we jou van harte welkom heten nemen wij samen de (mogelijke) arbeidsvoorwaarden door. Bij indiensttreding vragen wij je om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), hiervoor ontvang je van ons een aanvraaglink.